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新宿などの貸し事務所やレンタルオフィスの活用方法・料金
貸し事務所、レンタルオフィスとは
これまで企業内で会社員として働いているものの、さまざまな理由から思い切って独立して自分で起業をしようと考えている方、また、自営で既にフリーとして仕事を行ってきて自宅とはオフィスを構えたい方などの力強い味方が貸し事務所です。
会社としてオフィスを構えるためには、賃貸オフィスを借りるのが一般的だといえます。法人としてオフィスの賃貸契約をする場合ですと敷金、礼金、仲介手数料といった、まとまった金額がかかるというだけでなく、さらに、オフィスとして形を整えるために、内装に手を入れたり、机や書類棚といったファニチャーや、複合プリンターや、電話の契約、インターネットの契約、LANの整備など、さまざまな料金が必要となってきます。
また例えば、業務の都合や、通勤の便を考慮して、新宿や池袋といった、交通アクセスが良い立地にオフィスを構えたいという場合には、条件に合った法人向けの賃貸物件を探し、さらに希望する予算や広さに見合った物件を探していく必要があるので大変時間がかかります。また、自宅をオフィスとして構えるケースも考えられますが、やはり内装工事が必要となったり、家族の生活空間と同じということで、ビジネスに影響が出ることも考えられます。
そういった問題を解決できるのが、貸し事務所やレンタルオフィスです。貸し事務所やレンタルオフィスは、主要鉄道、地下鉄駅の近くにあることが多いですので、アクセスに大変便利です。さらに、インターネットがすでに完備されている上に、高速回線ですので、スムーズに業務を行うことができます。敷金や礼金などがかからないことから、賃貸物件を借りる場合の初期に必要な大きな出費を抑えることが可能です。
さまざまなタイプ、料金体系
一口に貸し事務所やレンタルオフィスと言っても、新宿などのニーズが多いエリアでは、さまざまなタイプがあります。まず、個室があるタイプの貸し事務所では、オフィス自体の広さは1人で作業できる程度のスペースで、椅子とデスクが1セット置いてあるというごくシンプルなタイプもあれば、複数の人が一緒に業務ができるタイプもあります。それぞれのスペースはパーティションで仕切られているので、他の人を気にすることなく、業務に専念できる配慮がされています。この場合は、スペースの広さによって料金が変わってきます。
その他に個室で仕切られているのではなく、共有スペースの大きなデスクの好きな椅子に自由に座って作業ができるようになっている、ノマドスタイルのフリーランスの方などに向いているタイプの貸し事務所もあります。
どちらも、契約をした人がパソコンなどで業務を行うスペース以外にも、共有スペースと呼ばれる部分があり、プリンターやFAXなどの電子機器が置かれています。電子機器は共有となって、自由に使えます。さらに、飲食ができるスペースなどもあり、やはり共有の電子レンジやシンクなどを使って食事ができるところもあります。基本的には貸し事務所の出入りは契約者は自由に行え、土日はもちろんのこと、24時間自由に行えるようになっているのが特徴です。スタッフが常駐しているので、安心して出入りできます。利用料には、スペースの使用料金だけでなく、光熱費やインターネットの使用料なども含まれているので安心して利用できます。
申し込み方法や必要書類
新宿などに多くある貸し事務所やレンタルオフィスの申し込み方法は、まずは空きスペースを確認の上、インターネット、もしくは電話で直接申し込みを行います。個人でも法人でも申し込みは可能ですが、それぞれ申し込みの際に必要な書類が違ってきます。
法人での申し込みの場合ですと、登記簿謄本や申し込みを行う方の身分証明書、印鑑証明書、印鑑などです。ある程度まとまった利用料金や、保証金なども必要となります。個人での場合には、登記簿謄本ではなく、免許証などの身分証明書の他にも、申し込み人の住民票などが別途必要となります。登記簿謄本は法務局、住民票は住民票を置いている市町村など、取得をする場所が違います。また、遠方の場合には郵送での取り寄せとなり、意外と時間がかかることがありますので、余裕を持って申し込みを行いましょう。書類の提出を行い、保証金などの支払いを終えても、審査がありますので、数日待つことになります。また、電話のみ、インターネットのみでは申し込みができませんので、急ぎの場合は注意する必要があります。
レンタルオフィスには、貸し会議室や、秘書サービスなども併せて行っているところが多くあります。普段は個人などで仕事をしている方でも、どうしてもある程度の人数で1カ所に集まり、会議を行う必要が生じることもあると思います。もともとオフィスを所有していて、その中に会議室が備えられてあれば問題ありませんが、個人事業主の場合でオフィスを構えていない場合や、小規模なオフィスの場合には、会議ができる広さのスペースや、大きなホワイトボードなどはすぐには用意しづらいものです。そういった場合には、貸し会議室を利用するのがおすすめです。貸し事務所の契約者であれば、安く借りられることが多いです。
