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賃貸オフィスの移転スケジュールを把握しておこう
移転を考えたときにするべきこと
事業を拡大したり、事業内容を変更したりした場合、利用している賃貸オフィスを移動しようと考えることになるかもしれません。いざ新しいオフィスに移転したいと考えたとき、どうやって移転するのか、手続きや移転スケジュールは気になるところです。ここでは、これからオフィスを移転しようと考えている方に向けて、賃貸オフィスにおける移転スケジュールを解説します。
移転を決めたらはじめに、次のオフィスをどこにするかを考えなければなりません。これからの事業に役立つ立地や広さをきちんと検討しましょう。場所を変えたことによってさらに事業が発展し、仕事が効率化するのがベストです。ここは最初のステップとして、十分に時間をとる必要があります。物件の情報を収集するだけでなく、実際に内覧に行くことをおすすめします。できればいくつか見てまわって決めるのがよいでしょう。
この間に、移転するときにどれくらいコストがかかるか、費用や時間を見積もっておくことも必要になります。移転先にかかる契約費用や内装費用、引っ越し費用など、移転するにはかなりの費用が必要になります。かけるべきコストとそうでないコストをきちんと考えてシミュレーションしておきましょう。
移転の話が固まってきたら、次にしておくべきは現オフィスの解約です。半年以上前に解約予告をするのが通常なので、なんとなく移転先に見当がついてきたら、先に解約の手続きを済ませておきましょう。また、解約の際には、原状回復工事をしなければなりません。引っ越してくる前の状態に戻して、次の会社も使えるようにする必要があるからです。こうした解約に関する細かい手続きをして、気持ちよく次のオフィスに行ける準備を整えましょう。
移転先が決まったらしなければならないこと
移転先が決まったら、実際にそこに行くまでの移転スケジュールを組む必要があります。移転する場所が決まったら、次にその場所の内装をどうするかを考えましょう。レイアウトはどうするのか、床や壁の色、どういったものを置くかなど、内装業者や社員たちと相談しながら決めていきます。せっかく移動するのであれば、いままでと違うレイアウトを組むのもよいかもしれません。今後のビジネスによい影響を与えるものになるよう、じっくり考えます。
次に、引っ越し業者をどこに頼むかを決めましょう。オフィスの移転ともなると、とても大掛かりな引っ越しになります。以前してもらったところに頼むのか、あるいは新しい業者に頼むのか、いずれにしても、オフィスの引っ越しに慣れている業者にお願いするとよいかもしれません。繊細な機材や重要書類など、会社に置いてあるものはどれも重要な備品ばかりです。慎重に運んでくれる業者を選びましょう。
移転先との契約や、現オフィスの解約などの手続きが済めば、あとは外への報告が必要になります。まずは各取引先やお世話になっている方々に移転することを報告しましょう。今後もよいお付き合いをするために重要な報告になります。また各官庁に移転の申請をする必要もあります。会社の本拠地が変わるということは、取引先だけでなく機関にも報告する義務があります。
これらを一通り済ませたらあとは、引っ越しする当日のスケジュールや、いつ移転するかなどの日取りを決めます。できるだけ業務に支障なく、スムーズに済ませられるように、計画的な移転スケジュールを組みましょう。
実際に移転するときの準備
現オフィスの解約手続きを済ませ、次の賃貸オフィスの手続きを一通り済ませれば、最後に重要となるのは、実際に移転する当日までの準備です。
まず、今まで考えてきた内装やレイアウトの案を確定し、確実に契約を結んでいく必要があります。例えば、この時期には内装がある程度決まってきているかと思いますが、見積書を出してもらい、予算に収まるかどうかを確認しましょう。問題なさそうであれば契約し、内装工事を始めてもらいましょう。
このときに、レイアウトも確定しておく必要があります。内装とレイアウトが確定していれば、引っ越す際に迷いもありませんし、足りないものも把握できます。次のオフィスで新たに買い足すものがあれば、下調べをして準備をしておきましょう。内装が出来上がったら、引っ越す前に出向き、どこに何を置くか、テーピングしておくのもよいかもしれません。
次に、引っ越し作業をどうやって進めるか、スケジュールを細かく決めていきます。引っ越しは会社全体が移動するため、社員にとっても重要な行事です。役員だけでなく、社員にも引っ越しの作業スケジュールを報告し、当日滞りなく進められるようにしましょう。
また実際移転した先でも、準備期間が必要になります。大移動になるため、一日でオフィスがすべて片付くとは限りません。また、ネット回線を繋ぐ作業や、新しいレイアウトでどういう風に対応していくかなどといった打ち合わせも必要になることでしょう。きちんと会社として機能するために、少し時間を設ける必要があります。このように、賃貸オフィスを移転するときには時間と費用が多くかかります。しかし、きちんと計画すればさほど問題にはなりません。移転スケジュールをきちんと練り、スムーズに計画を進めましょう。
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