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東京でも賃貸オフィスを移転するときの注意点
賃貸オフィスを移転するときに必要なこと
移転を考える場合、いろいろなことが浮かんでくるでしょう。展望を持って行うのが移転ですから、当然のことです。特に東京に移転する場合などでは、多くのことを考えていかなければなりません。現在のオフィスから変わるときには、さまざま準備や手続きを考えていく必要があるでしょう。確実にこなしていくために、すべて整理して考えておかなければいけません。
移転することが決まったら、現在の賃貸オフィスの契約解除が重要になってきます。いつ解約できるのかによって、移転できる時期が見えてくるようになるでしょう。基本として、半年前以上に解約の予約を取ることが求められますが、契約によってはもっと長い場合もありますし、短くできる場合もあります。契約書に記載されてはいるものの、かなり長いスパンで計画を進めていかなければいけないことがわかるでしょう。一般の住宅のように、賃貸オフィスは、変えたいからといって、いきなり移転を考えることはできないということです。
退去することになる以上、原状回復をしなければなりません。これも契約書に記載されているはずですが、元の状態に戻すということが定められているのが、原状回復ということになります。原状回復は、簡単にできることではありません。工事業者が必要になることがほとんどで、内装などの工事が必要になってくるでしょう。そこで、工事業者の手配をしなければいけなくなります。東京都内での賃貸オフィスとなると、都市部で簡単に工事できないときもありますので、早めに相談して工程などを決めることが重要です。予定が決まり次第、賃貸先に連絡して内容を伝えるということも必要になります。
原状回復まで決まれば、ここから移転先になる賃貸オフィスの契約に移ることになります。さまざまなお金がかかってきますので、契約書をよく読み理解することが必要です。その後、予定が決まり次第、内装の手配や引越しの手配に移っていきます。コストがかかるものですので、交渉もおこなっていく必要があるでしょう。特に東京都内は道路なども狭い場所があるため、綿密な打ち合わせが必要です。
重要になる書類的な手続き
書類的な手続きも必要になります。物理的には、賃貸オフィスを見つけて移動すれば終わりですが、実際にはこれで終わりにするわけにはいきません。所轄官庁に、移転の手続きをしていかなければいけないからです。法務局がスタートになりますが、移転書類を作成し提出します。問題は、本社移転か支社移転かということで、これによって手続きが大きく変わるため、事前に準備が必要です。法務局に相談も必要ですが、時間がなければ司法書士に依頼するというのもいいでしょう。確実な対応をお願いできますし、自分で時間を割く必要もなくなります。この辺りの兼ね合いは、費用もあるため、検討するべき部分です。
税務署にも移転登記や納税地移転の届け出が必要になります。地方税務署では、事業開始等報告書も提出しなければいけないことがありますが、税金の取り扱いなども変わってくるため、企業として重要な手続きといえるでしょう。これも、住所が変わるということに起因します。請求もすべて変わってくるため、こうした行政的な手続きをしなければなりません。
住所変更ということで、名刺の変更も必要ですし、印鑑や領収書といったものも変更していかなければなりません。指定請求書などを作成している場合には、改めて配布するなどの手続きが必要です。取引先などの連絡も行うことになるため、案内状を作成しておくと安心でしょう。請求ということでも、機材リースや新聞といったものも変更しなければいけません。
漏れがないように細かくチェック
賃貸オフィスを移転するということでは、住所変更によって、電話番号も変わることがあります。特に東京から他のところへ移った場合や、逆に東京に移転するといった場合には、市外局番から変更となるため、手続きをしなければいけません。繁忙期にぶつかると、なかなか手続きが進まないこともあるため、1カ月前には行動することが必要でしょう。電話番号が変わる可能性がある以上、インターネット回線やファクスに関しても手続きをしなければいけません。工事に時間がかかることもあるため、移転してすぐに使えるように余裕を持つことが必要です。電気ガスといったライフラインも、手続きをしなければいけません。郵便局への手続きは早めにおこなう必要があり、移転サービスを利用できるようにしておきます。トラブルを避けるためにも重要なため、確実におこなうことが大切です。
銀行の登録情報の変更も必要です。クレジットカードを使っている場合などでも、変更をしなければいけないでしょう。ホームページの申請などもありますし、社員証なども作り替えなければいけません。自分たちでできることもありますし、依頼しなければいけないことも多いでしょう。自分たちの都合だけで決めることができないものも多いため、早めに依頼をすることが大切です。
移転をするということは、さまざまなことが出てきます。これ以外にも多くのことが出てくるはずですが、なによりも大切なことは、余裕を持つことでしょう。いきなりやらなければいけないとなると、時間の制限もつくことになり、うまくも行きません。予定をはっきりとさせ、漏れがないようにチェックしていくことが大切です。
