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貸事務所を新宿で検討中の方へ
内見時のチェックポイントについて
起業をする時にはオフィスについて考える人も多くいらっしゃいますが、オフィスといっても種類は様々です。その中でも貸事務所を選ぶ企業が増えていますが、種類が多くありますので選ぶときには内見をしっかりと行った方がいいと言われています。実際に内見時のチェックポイントについてここでは紹介します。
まず内見時では電波状況について見ておきましょう。新宿などの都心部では電波で悩むことはないかと思いますが、デスクワークが増えている時代ですから、電波状況は調べておいた方がいいでしょう。続いてのチェックポイントとしては他の入居テナントについてです。あまり気にしない人たちも多いのですが、例えば同じビルに同業者が多いという場合には、あとから入居すると不利な条件になることもあります。貸事務所では共用部分も存在しますので、快適に使用するためにも他の入居テナントについては事前に調べておきたいポイントです。
続いて内見時に見ておきたいのがエレベーターです。物件によって異なりますが、基本的に新宿では一つのビルに何社も入居するという形が多く、エレベーターの使用がほとんどです。エレベーターについても気にしない方が多いですが、特に十階建て以上の大きなビルで使用する企業も多いとなると、エレベーターがなかなか来ないということもあります。朝は急いでいる人たちも多いですし、昼休みなど限られた休み時間にエレベーターが来なくて休憩時間が削られたとなるとトラブルになる可能性も高くなるので、みんなが快適に使用するためにもエレベーターの台数などを事前に調べておくと良いでしょう。
続いて内見時に見ておきたいのが内装のレイアウトです。実際に貸事務所といってもレイアウトは様々です。まず大切になるのはイメージと合っているレイアウトになっているかどうかですが、その中でも重要になるのが広さです。例えば社員が二人しかいないのに何十人もの人が利用できるようなオフィスでは費用も空間も無駄になる可能性が高いので、利用人数に合うレイアウトの広さになっているかを調べたりすることも大切です。実際に新宿には二人用や三人用、四人用など、細かいレイアウトの作りになっている貸事務所も多くありますので、選ぶときはチェックしておくと良いでしょう。
貸事務所の申し込みについて
事務所を内見して気に入ったら実際に申し込みをすることになりますが、申し込みはどのような流れになっているのか知っておきたい人もいるのではないでしょうか。ここでは一般的な申し込み方法の流れについてを紹介します。
貸事務所といってもレンタルオフィスを選択するか、私書箱を利用するか、電話秘書サービスを利用するかなど様々ですが、サービスを選んだら内見をし実際に申し込みを行うという流れになっています。申し込みでは準備が必要なものもあります。法人の場合は申込書、登記簿謄本、身分証明書、印鑑証明書の用意をしましょう。個人の場合は申込書、身分証明書、住民票の用意が必要です。このように貸事務所の契約をするにあたって、法人と個人でそれぞれ準備するものがあるので忘れないようにしましょう。
注意点としては、必要書類は6カ月以内に発行した原本のみの利用になるので、それ以前に発行されたものは使用することができません。そのため、いつ頃発行したものかを調べておくと安心です。
申し込みが終了したら契約をする前に審査を行います。賃貸物件と同じように貸事務所も毎月の利用料が発生するので、支払い能力があるかなどを審査します。審査にかかる日数としては、基本的に1日から2日ほどで完了するのでそれほど時間はかかりません。審査が完了したら実際に契約をします。契約では印鑑が必要になるので忘れないようにしましょう。ここまでの手順が完了したら実際に利用開始になります。
貸事務所の充実したサービスについて
貸事務所はただ単にオフィスを借りられるだけと思っている方もいるのではないでしょうか。しかし、実際にはオフィスを借りる以外にも様々なサービスを受けられます。ここではそのサービスについていくつか紹介します。
まず1つ目は、郵便や荷物の受け取りの個別対応です。出張の際に荷物を受け取ってほしいという要望や、代引きでの荷物の受け取りを代行してくれるなど、荷物の受け取り対応をしてくれるサービスがあります。特に社員が少なく人手が欲しいという場合には、利用について検討するといいでしょう。
2つ目は、電話対応のサービスがあります。例えばオフィスを離れて誰も電話に出ることができないという場合、要望に応じて個別に電話対応を行ってくれるサービスがあります。万が一電話に出ることができない時でも電話対応のサービスがあれば安心です。
この他にも、英語対応のサービスも存在しています。お客様や取引先の中に外国人がいる場合、英語が話せる人がいないと困ってしまいます。こういった場合でも英語対応スタッフが常駐している貸事務所も存在するので安心です。
