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賃貸オフィスを変えるときの移転手続きとは
移転を決めたときから始まる手続き
別の賃貸オフィスに移り変わるとき、これからのビジネス内容や移転してからの展望を考えるのももちろん重要ですが、実際に移転ともなれば、前のオフィスを出るとき、これから移動するオフィスの準備をするとき、オフィスに入ってからなど、さまざまな手続きが発生します。ここでは、賃貸オフィスを移動するときの移転手続きにはどのようなものがあるか、内容や方法を解説します。
まず、移転することを考え始めたら最初にしなければならないことは、現在使っているオフィスの解約手続きです。解約予告はたいてい半年以上前にしなければならないので、契約書を確認して、早めに解約予告をしておきましょう。
次に、原状回復工事の手続きをします。自分たちが引っ越してからも、別の会社がきちんと利用できるように、元の状態に戻す必要があります。これも移転を決めたら早めに業者に相談をしましょう。費用を決めるのに時間がかかることがあります。これらのことは、新しい移転先の賃貸オフィスを探したり、移転してからのビジネスモデルなどを考えたりしながら、着実に手続きをしましょう。
解約予告や原状回復工事の相談が済めば、次は新しい賃貸オフィスとの契約です。賃金や敷金礼金、解約時の予告期間など、必要事項をしっかり確認し、手続きを済ませましょう。賃金は高いと感じたら、交渉することも必要になります。不動産業者とよく話し合いましょう。
契約を済ませたら、あとは内装業者の手続きや、引っ越し業者の手続きがあります。内装を決めるには時間がかかるため、早めにいくつかの業者に相談して見積もりを出してもらうなどの準備をしましょう。引っ越し業者も同様に、複数の業者に見積もりを出してもらうほうがコスト削減を考えることができます。移転する前の現オフィスと、移転先のオフィスへの手続きが、最初に必要な契約手続きになります。
移転先に移動するための手続き
今のオフィスとこれからのオフィスへの移転手続きを終えたら、次に行うのは実際に移動するための準備です。こまごまとした内容が多いですが、移転するにはたくさんの手続きを踏まなければなりません。
まず必要なのは、各官庁へオフィスが変わることを報告しなければなりません。法務局では転出書類を提出します。本社を移すことと支社を移すことでは書類の内容が変わるので、オフィス移転の状況に応じて、法務局で相談をしてみましょう。税務署へは移転登記や納税地移転の届け出を出す必要があります。これらは会社を経営するうえでとても重要な書類になるので、確実に手続きを済ませましょう。地方税事務所では、事業開始等報告書を提出する必要があります。
オフィスを変えるということは、当然住所が変わることになります。今まで使っていたパンフレットや名刺に記載されている住所ではなくなるので、新しいパンフレットや名刺を注文する手続きを済ませましょう。これ以外にも、住所入りの印鑑や、住所が記載された領収証や封筒など、企業によっては変更しなければならないところが多くあるはずです。移転前に手続きを済ませれば、移転先でもスムーズに事業を進められます。また取引先や顧客には、移転案内状をきちんと送りましょう。
借りている機材などがあればリース先、購読している新聞や雑誌なども購読先を変える手続きをしなければなりません。オフィス契約や官庁への報告等の大きな手続きもありますが、こうしたこまごまとした手続きが、移転の際には発生します。これらのことを忘れないよう、事前にチェックリストなどを作って、確認しておきましょう。
移転先での手続き
新しいオフィスで滞りなく業務を進めるためには、ほかにもさまざまな手続きがあります。例えば、新しいオフィスに移動するとき、そのオフィスが現在のところと住所が大きく変わる場合（例えば、市や区が変更になる場合）は、電話番号が変わることになります。電話の移転手続きが必要となります。今のオフィスと次のオフィスの各電話局に連絡し、会社が移転することを報告しましょう。電話移転はオフィス移動だけでなく、一般的な引っ越しでも行うことがあるものなので、特に3月あたりの引っ越しシーズンには電話局が混み合ってしまいます。できるだけ余裕をもって、1か月前には終わらせるようにしましょう。
インターネットやファックスなどの回線の手続きも必要です。これらはオフィスのレイアウトや台数によっても変わってきますが、各業者と相談しながら配置を決めましょう。
基本的なところでは、電気やガス、水道などの公共料金の新たな手続きや、郵便局への転居届、電話の移転サービスなどに申し込む必要があります。特に郵便局と電話移転サービスは、万が一移転のことを知らない人が連絡してきても、新しい住所や電話番号に転送してもらえるとても便利なシステムです。申し込んでおけば、思わぬトラブルを避けることができます。
そのほかには、社員証の住所や電話番号を変更したり、ホームページを修正したりといった作業もあります。自分たちで変更できるのであれば問題ありませんが、もし業者やデザイナーに依頼しているものであれば、修正依頼の手続きをしましょう。
オフィスを解約してから、新しい賃貸オフィスに移動するまでにかかる移転手続きはたくさんありますが、これらのことをすべて自分たちで済ませることが難しいと感じたら、専門の業者に相談するのも一つの手です。自分たちの予算や手間を考えて、より効率のよいほうを選びましょう。
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